Differenze e vantaggi tra dematerializzazione e digitalizzazione

Digitalizzazione e dematerializzazione sono due termini che, ai non addetti ai lavori, possono sembrare sinonimi. In realtà ci sono delle differenze che non è possibile trascurare ed è essenziale capire quali sono. Andiamo a vedere cos’è la digitalizzazione, cosa la dematerializzazioni e in cosa si differenziano queste due procedure.
Prima di vedere le differenze, vediamo in cosa consiste il processo di dematerializzazione e quali sono i vantaggi che apporta all’organizzazione aziendale.

Dematerializzazione: cos’è, perché è importante e come si realizza

Cosa significa, di preciso, dematerializzazione? Ebbene, il termine può essere utilizzato in riferimento ad una serie eterogenea di oggetti. Ma quando parliamo di dematerializzazione documentale ci riferiamo sostanzialmente al processo in base al quale un documento che inizialmente era cartaceo diviene in formato digitale.

Il concetto di dematerializzazione è strettamente legato a quello di sviluppo sostenibile. Tale processo consente infatti, com’è facilmente intuibile, di risparmiare risorse preziose attraverso la smaterializzazione di strumenti e oggetti utilizzati nell’organizzazione di lavoro.

In un contesto in cui la tecnologia, l’informatica e la comunicazione virtuale assumo un ruolo sempre più centrale, possiamo assistere all’emergere della digitalizzazione globale.

Oggi, la strategia di qualsiasi azienda al passo con i tempo deve basarsi fortemente sulla digitalizzazione e l’automazione digitale dei processi aziendali.
In un’ottica di riduzione degli sprechi è poi essenziale ricorrere al processo di dematerializzazione dove è possibile.

Infatti non solo la dematerializzazione fa bene all’ambiente, evitando sprechi inutili, ma è vantaggiosa anche per l’azienda, consentendo di abbattere le spese, liberare gli archivi (e quindi risparmiare spazio!), rendere più rapida la ricerca dei documenti. Tutti questi vantaggi si traducono in un aumento della produttività e nella semplificazione dei processi aziendali.

Non solo, se il vantaggio più ovvio e se vogliamo immediato del processo di dematerializzazione è il risparmio di carta e spazi, nonché un aumento della produttività, c’è un vantaggio meno ovvio ma altrettanto importante, che non bisogna fare l’errore di sottovalutare.
La digitalizzazione della struttura organizzativa e dei vari processi aziendali può costituire un punto di forza dell’azienda anche a livello di immagine. In un contesto in cui l’attenzione ai temi ambientali aumenta, per le aziende che intendono restare sul mercato diventa essenziale prevedere soluzioni che vadano verso una progressiva digitalizzazione delle attività. Il che costituisce anche un segnale per la clientela, dimostrando il carattere innovativo e moderno dell’organizzazione.

Un ultimo vantaggio è in termini di risparmio di capitale umano. Oggi viene meno la necessità di svolgere mansioni ripetitive e monotone come quelle di archiviazione. I compiti di chi prima svolgeva questi processi non proprio entusiasmanti è sostituito dalla tecnologia. Il che consente di reimpiegare il capitale umano in altre mansioni più stimolanti, produttive e utili per il successo dell’attività.

Ma come si realizza la dematerializzazione di un documento? Attraverso vari strumenti, come ad esempio scanner o smartphone che consentono di catturare l’immagine in oggetto per trasformarla in un file.

Qual è la differenza fra dematerializzazione e digitalizzazione?

Come accennato, digitalizzazione e dematerializzazione sono spesso e volentieri due termini che si prestano ad essere confusi, e in effetti a chi non è del settore non è sempre chiara la differenza.
La dematerializzazione implica la trasformazione in formato digitale o virtuale di un documento inizialmente cartaceo.

La digitalizzazione invece si riferisce non ai documenti che originariamente erano in carta, ma piuttosto a quelli già prodotti in formato originale. Tipici esempi sono tutti quei contratti creati attraverso l’applicazione aziendale.

Quindi, la differenza risiede non tanto in caratteristiche della procedura o nel risultato finale, ma piuttosto nell’origine dei documenti: uno su carta, uno virtuale.

Un servizio di dematerializzazione efficiente, rapido e di qualità è quello offerto da Savino Solution.

Di celeste